Nama : Junita Simanjuntak
Kelas : Pagi
Prodi : Akuntansi
1. Pengendalian merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data administrasi. Sistem ini dapat membantu manajemen untuk menilai organisasi yang ada serta operasi yang dilakukan perusahaan. Hal ini harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan.
Pengendalian intern diartikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, medorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi,2008:163 dalam Safitri, 2013).
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, Pengendalian internal adalah sistem yang meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terorganiasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi serta meningkatkan efisiensi usaha (IAI, 2007:39).
Dapat disimpulkan bahwa pengandalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia.
Pengendalian intern dalam suatu perusahaan dilakukan agar tujuan perusahaan dapat dicapai dan penyelewengan dapat dihindari. Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan, serta dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.
Tujuan sistem pengendalian intern adalah untuk memastikan apakah bawahsannya telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan sistem dan prosedur sehingga terhindar dari kemungkinan adanya kecurangan. Dengan adanya pengendalian intern diharapkan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi agar diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada saat itu maupun pada masa yang akan datang.
Menurut Mulyadi, 2008 tujuan sistem pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi. Harta milik perusahaan ada kemungkinan disalah gunakan atau dirusak kecuali jika dilindungi dengan baik. Pengamanan harta milik perusahaan meliputi pengawasan secara fisik maupun secara akuntansi. Pengamanan secara fisik dapat dilakukan dengan cara:
1) Penunjang tanggungjawab yang jelas kepada seseorang atau pengawasan fisik milik perusahaan.
2) Harta perusahaan disimpan dengan cara yang cukup memadai.
3) Penerimaan dan pengeluaran persediaan harus berdasarkan otorisasi dari pihak berwenang. Pengawasan secara akuntansi adalah pengaman harta kekayaan yang memadai, dimana hanya transaksi yang satu dapat memasuki sistem dan prosedur ini dirancang sedemikian rupa mampu menyaring setiap transaksi yang terjadi.
4) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Didalam menjalankan tugasnya manajer perlu memahami informasi yang cermat, tepat dan dapat dipercaya. Pengawasan intern di pandang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi untuk menghasilkan intern akuntansi yang diteliti handal. Data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan data akuntansi yang menginformasikan pertanggung jawaban penggunaan harta perusahaan.
5) Mendorong efisiensi Pengawasan intern dalam perusahaan ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau setidak-tidaknya dapat mencerminkan terjadinya pemborosan sumber daya yang tidak efisien
2. Setiap perusahaan mempunyai karakteristik yang berbeda, atas hal ini diperlukan pengendalian intern yang baik. Pengendalian intern yang dibentuk oleh perusahaan belum tentu baik menurut perusahaan yang lain. Oleh karenanya, perlu memperhatikan unsur-unsur penting dalam menciptakan pengendalian intern yang baik agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
Menurut SAS (Statement on Auditing Standards) No.78 menyatakan bahwa, komponen pengendalian internal terdiri dari:
1) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian meliputi sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian intern organisasi. Efektifitas informasi dan komunikasi serta aktifitas pengendalian sangat ditentukan oleh kondisi yang ada di lingkungan pengendalian.
Menurut Hall Singleton (2007:28) dalam Putri Dwi (2011), lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen penting yaitu:
a) Falsafah dan gaya manajemen operasi
Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Manajemen, melalui aktivitasnya, memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan.
b) Struktur organisasi Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi (George H. Bodnar dan William S. Hopwood, 2003 : 174 dalam Putri Dwi, 2011).
Menurut Richard L. Daft yang diterjemahkan oleh Edward Tanujaya (2007 : 19) dalam Putri Dwi (2011), “struktur organisasi yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
a. Spesialisasi aktivitas,
b. Standarisasi aktivitas,
c. Koordinasi aktivitas,
d. Sentralisasi aktivitas,
c) Komite audit
Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern, dan ketaatan terhadap pengaturan dan undang-undang. Komite audit harus memelihara komunikasi langsung yang terus menerus antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif.
d) Penetapan wewenang dan tanggung jawab
Di samping aspek komunikasi informasi, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendalian juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait, dan dokumen kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dank ode etik perilaku formal.
e) Metode pengendalian manajemen Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya (George H. Bodnar dan William S. Hopwood , 2003 : 178 dalam Putri Dwi 2011).
f) Fungsi audit intern
Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, dan melapor kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi, baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris.
g) Praktek dan kebijakan karyawan
Pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern harus dipandang relavan dengan individu yan gmenjalankan pengendalian tersebut. Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan kompeten, maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi, dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka.
h) Pengaruh ekstern Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan, yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan operasi perusahaan, serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern.
2) Penilaian Risiko Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan (Hall Singleton, 2007 : 29 dalam Nurmaliza, 2010). Penilaian risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan penilaian risiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi risiko yang telah di identifikasi.
3) Informasi dan komunikasi Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik di dalam organisasi maupun diluar organisasi. Informasi dan komunikasi ini sangat mempengaruhi manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan dan menentukan apakah pengendalian intern sudah berjalan dengan efektif.
4) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah di identifikasi perusahaan (Hall Singleton, 2007 : 32 dalam Putri Dwi, 2011). Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan kedalam beberapa aktivitas, diantaranya:
a) Otorisasi transaksi
b) Pemisahan tugas
c) Catatan akuntansi
d) Pengendalian akses
e) Verifikasi Independen
5) Pemantauan Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroperasi sebagaimana yang telah disesuaikan dengan perubahan keadaan. Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dipantau secara efektif melalui penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Penilaian khusus biasanya dilakukan secara berkala ketika terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi, atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, internal audit adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian internal. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian internal sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan (Kumaat, 2011:17)
3. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Berikut ini Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan Adalah:
1)
Fungsi Kredit
fungsi
ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih.
Fungsi kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon
anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau
pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
2)
Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi
penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan
fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
3)
Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari
fungsi penjualan.
4)
Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab
untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit
sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
5)
Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang
kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.
6)
Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada
pemegang kartu kredit.
4. Berikut ini adalah beberapa informasi yang diperlukan Manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah:
a) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b) Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d) Nama dan alamat pembeli.
e) Kuantitas produk yang dijual.
f) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
g) Otorisasi pejabat yang berwenang.
5. Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh perusahaan biasanya terdiri sebagai berikut :
1) Surat order pengiriman
2) Lembar Disposisi (LD)
3) Surat Pengantar Barang (SPB)
4) Faktur penjualan
5) Surat Penagiha
Berikut dibawah ini adalah salah satu bagan air mengenai penjualan kredit sebagai berikut:
Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit
1. Bagan Order penjualan
1) Menerima order dari pelanggan.
2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.
3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.
5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.
A. Bagian Kredit
B. Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.
C. Memberikan otorisasi kredit.
D. Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
2. Bagian Gudang
1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
3. Bagian Pengiriman
1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
4. Bagian Penagihan
1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.
2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.
3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.
A. Bagian Piutang
1. Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
2. Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.
3. Bagian Kartu Persediaan
1. Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.
2. Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokokpenjualan secara periodik.
3. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
4. Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
5. Bagian Jurnal
1. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.
2. Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
