Nama : Junita Simanjuntak
Kelas : Pagi
Prodi : D3 Akuntansi
1. fungsi-fungsi dokumen dan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan yakni sebagai berikut :
1)
surat permintaan pembelian barang
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta
fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu
seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2)
surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3)
surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih..Laporan
4)
Penerimaan
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5)
Surat perubahan order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya
telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal
penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada
pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6)
Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok.
Jaringan prosedur yg membentuk sistem:
1) prosedur permintaan pembelian
2) prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok
3) prosedur order pembelian
4) prosedur penerimaan barang
5) prosedur pencatatan utang
6) prosedur distribusi pembelian
2. Bagian atau department yang paling tepat untuk menentukan kebutuhan adalah bagian atau department keuangan, karena bagian keuangan bisa menghitung kebutuhan perusahaan yang disesuaikan dengan keuangan perusahan, agar perusahaan tidak mengeluarkan biaya yang percuma.
3. Berikut ini beberapa alasan diperlukannya sistem informasi akuntansi (SIA) di perusahaan merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan karena sistem ini menyediakan berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Sistem ini mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak dari perusahaan Anda. Data spesifik lain seperti pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, inventaris, daftar gaji, dan neraca saldo harus masuk ke dalam sistem ini.
4. unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan adalah sbb;
A. Struktur dalam organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah.
2) Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasional
B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Setiap karyawan yg namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh Direktur Utama
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan yg disebabkan oleh perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yg diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yg bersangkutan
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi terlebih dengan daftar gaji dan upah karyawan
9) Tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverivikasi terlebih dahulu oleh fungsi akuntansi
C. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg terakhir dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum melakukan pembayaran gaji dan upah
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi terlebih dahulu dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Berikut adalah keuntungan yang nyata dari Sistem Informasi Akuntansi.
1) Menyediakan atau menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2) Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi produk atau jasa yang dihasilkan.
3) Meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan bagian lainnya.
4) Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
5) Meningkatkan sharing knowledge
6. Bukti transaksi merupakan dokumen autentik atau asli yang digunakan sebagai dasar dalam pencatatan keuangan. Bukti transaksi ini sebagai alat untuk merekam seluruh kegiatan transaksi perusahaan. Misal saat sebuah perusahaan melakukan pembelian barang/jasa maka akan mendapatkan Bukti transaksi bahwa telah melakukan pembelian atas barang/jasa tersebut. Begitupun sebaliknya, apabila sebuah perusahaan menjual barang/jasa maka perusahaan memberikan Bukti transaksi.
Fungsi Bukti Transaksi
1) Bukti transaksi ini dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
2) Bukti transaksi akan menjadi media yang berisikan data informasi keuangan.
3) Bukti transaksi sebagai dasar dalam pencatatan akuntansi.
4) Bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan suatu transaksi dalam bentuk tulisan.
5) Bukti transaksi dapat juga menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.
7. Berikut ini penjelasan dari Jaringan prosedur dan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yaitu yang tertera dibawah ini :
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai sbg:
1) Prosedur order penjualan
2) Prosedur penerimaan kas
3) Prosedur penyerahan barang
4) Prosedur pencatatan penjualan tunai
5) Prosedur penyetoran kas ke bank
6) Prosedur pencatatan penerimaan kas
7) Pencatatan harga pokok penjualan
Unsur Sistem pengendalian Intern
Organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn caramembubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai &penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit
d) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
Praktik yang sehat
a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan
b) Jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c) Penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern.
8. Bukti transaksi merupakan salah satu dokumen asli yang menjadi alat untuk merekam semua transaksi yang terjadi. Dengan adanya bukti transaksi bisa menjadi sebuah bukti yang autentik terjadinya sebuah transaksi. Bukti transaksi tersebut antara lain yakni faktur, nota, kwitansi dan cek yang menjadi bukti transaksi didalam perusahaan.
Bukti Kas Keluar: adalah bukti transaksi terkait pengeluaran kas maupun pembayaran. Kas biasanya dikeluarkan untuk membayar biaya perlengkapan, peralatan, dan segala hal yang dibutuhkan oleh kantor. Bukti transaksi kas ini harus memiliki keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti ini nantinya dapat digunakan akuntan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan dalam jumlah kecil. Contoh bukti kas keluar adalah nota kontan asli atau kwitansi dari kreditur.
9. unsur-unsur pengendalian akuntansi terhadap kas yang bersangkutan dengan praktik yang sehat yakni :
1) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
3) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriiksa intern.
10.SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN''
Definisi Penjualan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan bahwa: “Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai.”
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, definisi penjualan adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai .”
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
A. Fungsi Yang Terkait
Beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
2. Fungsi Gudang
Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
B. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2. Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank
3. Rekap Harga Pokok Penjualan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
C. Catatan yang Digunakan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai.
2. Jurnal Umum
Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
3. Kartu Persediaan.
Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
Berikut ini adalah flowchart penjualan pada toko Rejeki :
 |
- Mencatat data data spring bed yang diinginkan
- Memberikan data spring bed yang diinginkan kepada bagian penjualan
- Menerima info dan harga spring bed yang diinginkan dari bagian penjualan
- Memberikan data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada bagian penjualan
- Menerima nota tembusan (rangkap ke-2) dari bagian penjualan
- Menerima barang langsung dari bagian penjualan jika barang tidak dikirim
- Menandatangani nota yang diberikan oleh bagian pengiriman
- Menyerahkan kembali nota yang telah ditandatangani kepada bagian pen
- Memberikan pelunasan pembayaran terhadap barang yang dibeli kepada bagian pengiriman
